Política de privacidad

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

• 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  Nombre o Razón Social: PLINTRON COLOMBIA S.A.S. (en adelante “PLINTRON”)
  NIT: 901502026-4
  Dirección: Av. Cra 19 #100-45 piso 13.
  Ciudad: Bogotá D.C.
  Correo Electrónico: legal@plintron.co

• 2. OBJETIVO:

  La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de PLINTRON, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
  
  De la misma forma, se busca proteger los datos de todos los procesos de PLINTRON que impliquen la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de usuarios, clientes, proveedores, prospectos comerciales, empleados o cualquier otra persona natural que por algún motivo suministre información personal a PLINTRON, sin importar el medio por el cual dichos datos sean capturados, incluidos, pero no limitados a oficinas de atención presencial, línea de atención telefónica, portal web, o redes sociales, así como cualquier otro mecanismo admitido por la normatividad vigente para la gestión comercial, captura y tratamiento de datos personales de prospectos y clientes.

• 3. DEFINICIONES:

  Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
  
  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  
  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  
  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  
  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  
  Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
  
  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  
  Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
  
  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  
  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

• 4. ALCANCE

  Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de PLINTRON. como responsable del tratamiento de datos personales.
  
  Como parte de nuestras operaciones de telecomunicaciones, necesitamos obtener y procesar información. La información incluye cualquier dato personal en línea o fuera de línea de todos los suscriptores, como nombres, direcciones, nombres de usuario y contraseñas, números de contacto y otras pruebas de documentos. PLINTRON recopila esta información con el conocimiento de las partes interesadas. Una vez que se recopile esta información de los suscriptores, Operadores Móviles Virtuales y otras partes interesadas, se aplicarán las siguientes reglas:
  
  Los Datos Personales son correctos y al día.
  Los Datos Personales son recolectados para propósitos legales.
  PLINTRON realiza un Tratamiento de los Datos Personales dentro de sus deberes legales.
  Protección de datos contra cualquier acceso no autorizado o ilegal por parte interna o externa
  Los datos recolectados no serán comunicados de manera informal, almacenados por más de un período de tiempo especificado o transferidos a organizaciones, estados o países que no cuentan con políticas de protección de datos adecuadas.
  PLINTRON no distribuirá la información recopilada a ninguna otra parte que no sea el cliente acordado por el propietario de los datos (eximiendo solicitudes legítimas de las autoridades policiales).
  PLINTRON informa a los suscriptores qué datos se recopilan e informa a los suscriptores y clientes sobre cómo procesaremos sus datos. Además, PLINTRON permite a los suscriptores y clientes solicitar la modificación de datos en la base de datos de PLINTRON.
  Para ejercer la protección de datos, PLINTRON se compromete a:
  
  Restringir y supervisar el acceso a datos confidenciales
  Brindar capacitación a los empleados sobre medidas de seguridad y privacidad en línea.
  Construya y mantenga redes seguras para proteger los datos en línea de los ciberataques.
  Establecer procedimientos claros para informar sobre violaciones de la privacidad o uso indebido de datos.
  Establecer prácticas de protección de datos (destrucción de documentos, candados seguros, cifrado de datos, copias de seguridad frecuentes, autorización de acceso, etc.)

• 5.PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

  En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
  
  Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
  Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

• 6. DERECHOS DE LOS TITULARES

  Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
  
  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
  Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• 7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

  Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal PLINTRON., recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
  
  Eventos en los cuales no es necesaria La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
  
  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  Datos de naturaleza pública;
  Casos de urgencia médica o sanitaria;
  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• 8. DEBERES DE PLINTRON COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  Como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
  
  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
  Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• 9. TRATAMIENTO Y FINALIDADES - TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS

  PLINTRON recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la Empresa serán:
  
  Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes;
  Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa.
  Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).
  Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa.
  Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
  Consultar memorandos o llamados de atención.
  Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
  Establecer comunicación en casos de emergencia.
  Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
  Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de PLINTRON.
  Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
  Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.
  Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación profesional de postulantes, proveedores, colaboradores, Empresas patrocinadoras, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
  Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
  Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia, como es el caso de la casa matriz, Empresas aliadas, filiales y clientes ubicadas en el extranjero.
  Trasferir información de interés a las empresas de PLINTRON.
  entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
  Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
  Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
  Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por clientes, terceros o los mismos colaboradores.
  Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

• 10. DATOS DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

  PLINTRON., no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia. En todo caso, PLINTRON., recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

• 11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

  El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la Compañía.
  
  Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
  
  Nombre completo y apellidos
  Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
  Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  Firma (si aplica) y número de identificación.
  La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: legal@plintron.co o a través de comunicación escrita radicada a la Av. Cra 19 #100-45 piso 13 de la ciudad de Bogotá D.C.
  Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de PLINTRON, y la Empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
  
  La consulta una vez recibida por la Empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• 12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

  Actualmente la Empresa realiza Transferencia/Transmision Internacional de datos personales relacionados con información contenida en las bases de datos de trabajadores, clientes, proveedores y soportes contables a su casa matriz ubicada en [ ], para realizar dicho proceso, PLINTRON. ha verificado que los países reúnan los estándares que garantizan un nivel adecuado de protección de datos personales, encontrando que en efecto el numeral 3.2. del Capítulo tercero, del Título V de la Circular Única 005 del 10 de agosto de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio incluye a dicho país en la lista de países seguros.
  
  Adicionalmente, PLINTRON puede llegar a realizar Transmisión internacional de datos personales a través de diferente software de gestión cuyos servidores se encuentran ubicados en un país distinto al territorio colombiano; lo anterior, con la finalidad de gestionar todos los procesos internos de la Empresa. En todo caso, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, PLINTRON, se asegurará que la acción proporciona los niveles adecuados de protección de datos y atiende a los requisitos fijados en Colombia por el Régimen de Habeas Data. Por otro lado, cuando PLINTRON decida realizar una Transferencia/Transmision Internacional de datos distinta a la previamente mencionada podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• 13. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

  PLINTRON., se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la Empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la Empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

• 14. VIGENCIA

  La presente Política rige a partir del 01/01/2023.